CHI CỤC VĂN T​HƯ - LƯU TRỮ

A. VỊ TRÍ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, được phép mở tài khoản và sử dụng con dấu riêng; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.

Trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đặt tại thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

B. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

d) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

e) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

f) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

g) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Ủy quyền Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ

a) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

b) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

d) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

e) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

f) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao theo quy định của pháp luật.

C. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Lãnh đạo Chi cục: Có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.

a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, lãnh đạo và thực hiện các mặt công tác chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công;

c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Các phòng chuyên môn gồm:

3. Phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công, Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.

4. Nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng do Chi cục trưởng quyết định trên cơ sở Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

5. Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định hiện hành.